Tareas comunes (cómo hacer X)

Recetas paso a paso para las tareas más frecuentes. Cada una indica el permiso necesario y enlaza al módulo correspondiente.

Invitar a un usuario y asignarle sedes

Permiso: Invitar usuarios

1. Ve a Usuarios.
2. Pulsa Invitar usuario.
3. Ingresa el correo y elige el rol (Coordinador, Técnico, Lector, Proveedor externo…).
4. Asigna una o más sedes. El usuario solo operará en esas sedes (salvo el Administrador de la organización).
5. Envía la invitación. El invitado recibe un correo para fijar su contraseña.
6. ¿No llegó? Desde la lista de invitaciones puedes reenviar o revocar.

Registrar un equipo nuevo

Permiso: Crear equipos

1. Ve a Inventario y pulsa Nuevo equipo (o usa el atajo Ingreso de equipo del dashboard).
2. Completa identificación, adquisición y especificaciones técnicas.
3. Completa la gestión regulatoria: clasificación de riesgo, registro INVIMA y su vencimiento, periodicidad de mantenimiento y calibración.
4. Guarda. El equipo ya tiene su hoja de vida digital.

Importar inventario desde Excel

Permiso: Crear equipos

1. En Inventario, abre Importar.
2. Descarga/usa la plantilla Excel y complétala.
3. Sube el archivo: el sistema valida las filas.
4. Revisa los errores señalados, corrige y confirma la importación.

Reportar y cerrar una falla

Permiso: Editar equipos

1. Reporta la falla desde el equipo o desde el tablero de Fallas: criticidad, descripción y responsable.
2. Atiende la falla (márcala en gestión) cuando empieces a trabajarla.
3. Ciérrala al resolverse. Si generó una orden, quedará vinculada.

Programar y firmar una orden de servicio

Permiso: Editar equipos

1. Genera la orden desde Mantenimiento (preventivo) o desde una falla (correctivo). Nace en estado programada.
2. Opcionalmente asígnala a un proveedor externo.
3. Abre el detalle de la orden y completa servicio, instrumentos/repuestos y observaciones del cliente.
4. Pulsa Firmar / cerrar. La orden pasa a cerrada con firma electrónica con validez legal (Ley 527) y un PDF definitivo e inalterable. Ver Órdenes de servicio.

Exportar la hoja de vida de un equipo

Permiso: Ver equipos

1. Abre la hoja de vida del equipo (o el menú de acciones en el listado).
2. Usa Exportar PDF o Exportar Excel.
3. El logo y la serie documental de Organización encabezan el documento.

Activar la verificación en dos pasos (MFA)

Permiso: cualquier usuario autenticado (self-service)

1. Ve a Organización → Seguridad (ver Organización).
2. Escanea el código QR con tu app de autenticación.
3. Ingresa el código de 6 dígitos para confirmar.

Crear una sede

Requisito: Administrador de la organización

1. Ve a Sedes y pulsa Crear sede (nombre, código, estado).
2. Dentro de la sede, define la jerarquía servicio → área → ubicación (esto se delega con Gestionar sedes).

¿Quieres el detalle completo? Sigue la guía Gestionar sedes y ubicaciones.