Cotizar, vender y entregar un equipo

Objetivo

Llevar una unidad de su bodega a la sede del cliente: cotizarla, confirmarla y entregarla, dejando por el camino la constancia firmada y la hoja de vida abierta.

Prerrequisitos

Requisito	Detalle
Plan	Plan Proveedor. Sin él, «Ventas» no aparece en el menú.
Permiso	Gestionar ventas (sale:manage). Con solo Ver ventas se consulta, no se vende.
Roles	Administrador de la organización, Coordinador o Proveedor externo.
Stock	Al menos una unidad activa en una sede sin cliente. Ver el paso 0.
Alcance	La sede de la unidad y la sede de entrega deben estar en su alcance.

Pasos

0. Antes de nada: tenga bodega

Este es el paso que se salta todo el mundo, y es el que hace que el buscador de líneas salga vacío.

El módulo solo ofrece unidades que estén en una sede sin cliente. Si todas sus sedes pertenecen a un cliente, usted no tiene stock propio: tiene equipo ajeno bajo administración, que no se vende.

Vaya a Sedes y ubicaciones, cree la sede de su bodega y no le asigne cliente. Registre allí el equipo nuevo como registraría cualquier otro.

Por qué importa la distinción

Un equipo desplegado en un hospital está prestando servicio. Si el módulo lo ofreciera como vendible, un descuido lo sacaría del inventario activo de ese hospital y lo pondría en una cotización. La sede sin cliente es lo que impide ese error.

1. Arme la cotización

Ventas → Nueva venta.

1. Elija el comprador. Si es un cliente del catálogo, elíjalo: la entrega necesitará una sede suya.
2. Del inventario añade una línea. Busque la unidad por nombre, marca, modelo o serie.
3. Llene costo y margen %. El precio se calcula solo, y puede sobrescribirlo.
4. Ajuste IVA, garantía (meses), forma de pago y la validez de la cotización.

El costo no lo ve el comprador

Costo, margen y ganancia son internos: no se imprimen en el PDF. Lo que el comprador recibe es precio, descuento y total.

2. Envíesela al comprador

Enviar manda la cotización por correo con el PDF adjunto.

El error más común de esta guía

El destinatario sale del contacto del comprador, y tiene que ser un correo. Si ahí dice «Dirección de Compras», el envío responde que falta el correo y la venta se queda en borrador sin que nada más falle.

Ponga la validez. Es opcional, pero sin ella esa cotización nunca entra en la cola de cotizaciones por vencer: nadie le avisará de que el precio que ofreció ya caducó.

3. Registre la respuesta

Cuando el comprador conteste, márquela aceptada o rechazada.

Una rechazada no se puede confirmar: si la adjudicación se dio la vuelta, se hace una cotización nueva. La rechazada queda en el historial, que es donde debe quedar.

4. Confirme

Confirmar es el punto de no retorno. En un solo acto:

• se asigna el número VEN-AAAA-NNNNN —hasta aquí la venta no tenía ninguno—;
• las unidades pasan a vendido y salen del inventario activo, conservando su hoja de vida;
• se sella la constancia en PDF con su hash y se firma electrónicamente (Ley 527) si el plan incluye firma avanzada.

Si entre el borrador y este momento alguien dio de baja una de las unidades o la vendió en otra venta, la confirmación se detiene y dice cuál.

5. Entregue

En el detalle de la venta, abajo, está el panel de Entrega.

1. Elija la sede destino — una sede del comprador.
2. Marque las unidades que salen.
3. Registrar entrega.

La entrega puede ser parcial: lo que no salga sigue en la cola de entregas pendientes hasta que salga. La venta pasa a entregada cuando se completan todas las líneas.

Resultado esperado

• La venta tiene número, constancia sellada y —según el plan— firma electrónica.
• Las unidades ya no están en su inventario vendible.
• Cada unidad entregada está en la sede del cliente, con su hoja de vida abierta: desde ese día entra en el cronograma de mantenimiento y cuenta para los indicadores de ese cliente.
• Todo el camino quedó en auditoría: sale.created, sale.confirmed, sale.delivered.

Si algo sale mal

Síntoma	Qué pasa
El buscador de líneas sale vacío	No hay stock propio: todas sus sedes tienen cliente. Ver el paso 0.
«El equipo X está desplegado en un cliente»	Esa unidad no es stock propio.
«El equipo X no está disponible»	Está de baja, en mantenimiento o ya vendido.
El envío pide un correo del comprador	El contacto del comprador no es una dirección de correo.
No deja confirmar	La cotización fue rechazada, la venta está anulada, o no tiene líneas.
No deja anular	Ya tiene entregas registradas. Eso exige una devolución, fuera de alcance.

Referencia

• Módulo: Ventas de equipos.
• Facturar lo vendido: Facturación.
• La bodega: Gestionar sedes y ubicaciones.