Primer ingreso
Esta guía te acompaña en tu primer ingreso a Zoan Biomed360, desde que recibes la invitación hasta que te orientas en la aplicación.
1. Acepta tu invitación
Sección titulada «1. Acepta tu invitación»Los usuarios entran a Zoan Biomed360 por invitación: quien administra tu organización te invita indicando tu rol y las sedes en las que operarás. Recibirás un correo con un enlace para:
- Confirmar tu identidad.
- Fijar tu contraseña (mínimo 12 caracteres para cuentas nuevas).
Una vez completado, ya puedes ingresar por el subdominio de tu organización (https://<subdominio>.zoanbiomed.com).
2. Inicia sesión
Sección titulada «2. Inicia sesión»Ingresa tu correo y tu contraseña en la pantalla de Acceso y seguridad. Si tu organización exige MFA, se te pedirá configurarlo antes de continuar (ver siguiente paso).
3. Activa la verificación en dos pasos (MFA)
Sección titulada «3. Activa la verificación en dos pasos (MFA)»Recomendamos activar el segundo factor (MFA) desde Organización → Seguridad, aunque tu organización no lo exija todavía:
- Abre Organización → Seguridad.
- Escanea el código QR con una app de autenticación (Google Authenticator, Authy, Microsoft Authenticator…).
- Ingresa el código de 6 dígitos para confirmar.
Si tu organización exige MFA, este paso es obligatorio en tu primer ingreso: no podrás usar el resto de la app hasta completarlo.
4. Entiende el selector de sede
Sección titulada «4. Entiende el selector de sede»Arriba a la izquierda verás el selector de sede. Limita todo lo que ves (dashboard, inventario, mantenimientos…) a esa sede. Si no eres Administrador de la organización, solo aparecerán tus sedes asignadas.
5. Oriéntate en la app
Sección titulada «5. Oriéntate en la app»El Dashboard es tu punto de partida: indicadores clave, alertas de vencimiento y accesos rápidos a las tareas frecuentes. Desde el menú lateral llegas a cada módulo:
- Inventario y hoja de vida — el registro de los activos.
- Mantenimiento y Fallas — preventivos y correctivos.
- Órdenes de servicio — con firma electrónica.
- Documentos — cumplimiento regulatorio.
- Planta física — sistemas técnicos, mantenimiento locativo y condiciones de habilitación.
- Sedes y ubicaciones — la estructura donde vive todo lo demás.
6. El inventario no es solo de equipos biomédicos
Sección titulada «6. El inventario no es solo de equipos biomédicos»Conviene saberlo desde el primer día, porque cambia cómo se registra cada cosa. Hay tres clases de activo:
| Clase | Ejemplos |
|---|---|
| Equipo biomédico | Monitor, bomba de infusión, desfibrilador |
| Planta física — sistema técnico | Planta eléctrica, central de gases, chiller |
| Cómputo / sistemas | Servidor, equipo de escritorio, portátil |
La clase decide qué hoja de vida sale, así que no es una etiqueta: elegir mal al registrar hace que un servidor imprima la sección Información regulatoria (INVIMA) en blanco, y eso sugiere un dispositivo médico sin registro sanitario.
Detalle en Inventario y hoja de vida.
7. Si no ves algo, casi nunca es un permiso
Sección titulada «7. Si no ves algo, casi nunca es un permiso»La pregunta más frecuente de los primeros días es «¿por qué no veo esta pantalla?», y la respuesta rara vez es el rol. Hay cuatro filtros y se combinan:
| Filtro | Quién lo decide |
|---|---|
| Plan contratado | Tu organización, con el comercial |
| Módulo de activo | Igual: biomédica, planta física y cómputo se contratan por separado |
| Sede | Tu administrador |
| Permiso del rol | Tu administrador |
Si falta un módulo, tu administrador no puede dártelo: es contrato. Si falta una sede o un permiso, sí.
¿Qué puedes hacer exactamente? Depende de tu rol: consulta Roles y permisos.
¿Todo listo? Continúa con Módulos → Dashboard.