Invitar y gestionar un usuario

Objetivo

Invitar a una persona (interna o proveedor externo) a la organización, asignarle rol y sedes, y gestionar su ciclo de vida (reenviar/revocar invitación, inhabilitar, retirar y eximir de MFA a cuentas robot/RPA).

Prerrequisitos

Requisito	Detalle
Permiso (invitar)	Invitar usuarios — invitar y gestionar invitaciones (Coordinador, Administrador de la organización).
Permiso (gestionar)	Gestionar usuarios — listar, inhabilitar/reactivar, retirar y eximir de MFA (Administrador de la organización).
Alcance por sede	Solo puedes asignar sedes que estén en tu alcance.
Plan	No requiere ningún plan especial.

Invitar a un usuario

1. Abre Usuarios e invita

Ve a Usuarios y pulsa Nuevo usuario.

2. Completa la invitación

• Correo del invitado.
• Tipo: interno o externo (proveedor).
• Rol: Coordinador, Técnico, Lector, Proveedor externo o uno personalizado.
• Sedes: una o más. El usuario solo operará en esas sedes (salvo el Administrador de la organización).

Envía. El invitado recibe un correo para fijar su contraseña (mínimo 12 caracteres).

3. Gestiona las invitaciones pendientes

Desde la lista de invitaciones puedes reenviar (si no llegó) o revocar una pendiente.

Gestionar un usuario existente

Con Gestionar usuarios, desde el listado de usuarios puedes:

• Inhabilitar / reactivar un usuario.
• Retirar al usuario de la organización.
• Exportar el listado a CSV.

Salvaguardas

No puedes cambiar tu propio estado ni retirarte a ti mismo, y la organización no puede quedar sin ningún administrador activo. Inhabilitar o retirar cierra las sesiones del usuario de inmediato.

Eximir de MFA a una cuenta robot/RPA

Las cuentas automatizadas no pueden usar un código temporal. Para que una cuenta de servicio (RPA) opere aunque la organización exija MFA:

1. En Usuarios, abre la cuenta robot/RPA.
2. Con Gestionar usuarios, activa Eximir de MFA.

Nota

Usa la exención solo para cuentas robot/RPA. Los usuarios humanos deben conservar el segundo factor.

Flujo end-to-end

1. El invitado fija su contraseña y ya puede ingresar por el subdominio de la organización.
2. Su rol por sede determina qué puede hacer y dónde (alcance por sede).
3. Invitación, cambios de estado y exención de MFA quedan en la auditoría.

Resultado esperado

• El usuario aparece activo en el listado, con su rol y sus sedes.
• Una cuenta RPA exenta de MFA puede autenticarse sin segundo factor.

Referencia

• Módulo: Usuarios e invitaciones.
• Modelo de acceso: Roles y permisos. Roles a medida: Crear un rol personalizado.