Preguntas frecuentes (FAQ)

Respuestas a las dudas más comunes. ¿No encuentras la tuya? Revisa Solución de problemas o los canales de contacto.

Acceso y cuenta

¿Cómo ingreso a la plataforma?

Ingresa por el subdominio de tu organización: https://<subdominio>.zoanbiomed.com. Escribe tu correo y tu contraseña y pulsa Autenticar. Si tienes MFA activo (o tu organización lo exige), se te pedirá el código de 6 dígitos. Detalle completo en Acceso y seguridad.

Olvidé mi contraseña, ¿cómo la recupero?

En la pantalla de login pulsa ¿Olvidaste tu contraseña? e ingresa tu correo. Por seguridad, la respuesta es siempre la misma exista o no la cuenta. Si la cuenta existe y está activa, recibirás un enlace temporal de un solo uso para fijar una nueva contraseña. Al completarlo se cierran todas tus sesiones abiertas.

¿Cuáles son los requisitos de la contraseña?

Las cuentas nuevas requieren un mínimo de 12 caracteres. Tu contraseña se guarda de forma segura y nunca en texto plano.

Seguridad y MFA

¿Qué es el MFA y cómo lo activo?

El MFA (verificación en dos pasos) añade un segundo factor mediante un código temporal de una app de autenticación (p. ej. Google Authenticator o Microsoft Authenticator). Actívalo tú mismo en Organización → Seguridad: escanea el código QR y confirma con el código de 6 dígitos. Cualquier usuario autenticado puede activarlo.

Mi organización me obliga a configurar MFA, ¿por qué?

Tu Administrador de la organización activó exigir MFA a toda la organización. En tu próximo ingreso serás llevado a una pantalla de enrolamiento obligatorio y no podrás usar el resto de la app hasta activarlo. Ver Organización.

¿Cómo eximo de MFA a una cuenta robot/RPA?

Las cuentas automatizadas no pueden usar un código temporal. Un usuario con Gestionar usuarios puede eximir de MFA a esa cuenta desde Usuarios. Úsalo solo para cuentas de robot/RPA.

Roles, permisos y alcance

¿Qué diferencia hay entre los roles?

Los roles estándar son: Administrador de la organización (todo, y ve todas las sedes), Coordinador (gestión de ingeniería + invitar usuarios + proveedores), Técnico (crea/lee/actualiza equipos y atiende fallas; ejecuta lo que tiene asignado desde su Agenda y las órdenes — ya no ve el tablero de Mantenimiento), Lector (solo lectura) y Proveedor externo (lee/actualiza, solo en sus sedes). La matriz completa está en Roles y permisos.

¿Por qué no veo una opción que otro compañero sí ve?

Por alguna de las tres capas de acceso: tu rol no tiene el permiso, la sede no está en tu alcance, o tu plan no incluye esa capacidad. La aplicación oculta lo que no aplica. Ver Roles y permisos.

¿Cómo funciona el alcance por sede?

Si no eres Administrador de la organización, solo ves y operas sobre las sedes que te asignaron. El selector de sede (arriba a la izquierda) limita el dashboard y los módulos a esa sede. El Administrador de la organización ve todas las sedes.

¿Puedo crear roles personalizados?

Sí, pero es una capacidad del plan Enterprise. Con ella, un usuario con Gestionar roles puede crear roles sobre el mismo catálogo de permisos desde Roles. Los roles de sistema no se pueden editar ni borrar. Ver y exportar la matriz está disponible en cualquier plan.

Usuarios

¿Cómo invito a un usuario?

Con el permiso Invitar usuarios, ve a Usuarios y crea una invitación indicando el rol y una o más sedes. El invitado recibe un correo para fijar su contraseña. Puedes reenviar o revocar invitaciones pendientes.

¿Cómo invito a un proveedor externo?

Invítalo como usuario de tipo externo con el rol Proveedor externo y asígnale solo las sedes donde trabajará. Podrá leer y actualizar equipos únicamente en esas sedes. Ver Proveedores y Usuarios.

¿Puedo retirarme a mí mismo o quedar sin administradores?

No. No puedes cambiar tu propio estado ni retirarte a ti mismo, y tu organización no puede quedar sin ningún administrador activo. Inhabilitar o retirar a un usuario cierra sus sesiones de inmediato.

Módulos y tareas

¿Cómo exporto la hoja de vida de un equipo?

Desde el Inventario o desde la hoja de vida del equipo, usa Exportar PDF / Excel. Solo requiere Ver equipos. El logo y la serie documental configurados en Organización encabezan el documento.

¿Cómo firmo una orden de servicio?

Abre el detalle de la orden y usa Firmar / cerrar (requiere Editar equipos). Al firmar, la orden pasa a cerrada con firma electrónica con validez legal (Ley 527): el documento queda inalterable y su integridad es verificable en la auditoría. El PDF resultante es el documento definitivo. Ver Órdenes de servicio.

¿Por qué no veo el módulo de agua?

Hoy el módulo de agua está temporalmente suspendido: no aparece para ningún plan mientras se revisa. No es cuestión de tu plan — nadie lo ve por ahora. Cuando se reactive lo anunciaremos.

¿Cómo importo inventario masivamente?

Con Crear equipos, usa Importar en el Inventario: es una vista dedicada (apta para RPA) donde subes una plantilla Excel, se validan las filas y confirmas la importación.

¿Cómo reporto y atiendo una falla?

Reporta la falla desde el equipo o desde el tablero de Fallas (requiere Editar equipos), indicando criticidad, descripción y responsable. Luego atiéndela (en gestión) y ciérrala al resolverse. Las fallas críticas notifican al responsable y quedan en la auditoría.

Planes

¿Por qué una función está disponible en un plan y en otro no?

Algunas capacidades dependen del plan: el módulo de agua, los roles personalizados y la creación de proveedores. Cuando tu plan no las incluye, la aplicación oculta esas acciones. Para evaluar un cambio de plan, habla con quien administra la cuenta de tu organización.

Si suspenden mi organización, ¿pierdo los datos?

No. Suspender conserva todos los datos: solo bloquea el ingreso. Al reactivar, todo vuelve a estar disponible tal cual estaba.

Auditoría y cumplimiento

¿Puedo alterar o borrar registros de auditoría?

No. La auditoría es un registro inalterable: no se puede modificar ni borrar y su integridad es verificable. Es de solo lectura y respalda las auditorías INVIMA / Res. 3100.

¿Dónde se guardan los documentos y adjuntos?

En almacenamiento seguro en la nube. Los adjuntos se gestionan desde la pestaña Documentación de la hoja de vida del equipo (requiere Editar equipos).