Programar y ejecutar un mantenimiento locativo

Objetivo

Declarar qué se le hace a un espacio y cada cuánto, dejar que el cronograma materialice las fechas, y cerrar la ejecución con su evidencia.

Esto no es lo mismo que verificar condiciones

El plan locativo dice qué se le hace al espacio. Las condiciones de la Res. 3100 dicen si el espacio cumple, y viven en la otra pestaña del mismo diálogo.

Haber pintado no demuestra que la pared esté lisa, y una pared lisa no necesita pintura por calendario.

Para eso, ver Verificar condiciones de un espacio.

Prerrequisitos

Requisito	Detalle
Permiso	Gestionar sedes para declarar el plan. Ver el cronograma requiere Ver mantenimiento.
Roles	Coordinador o Administrador de la organización.
Alcance por sede	La sede del espacio debe estar en tu alcance.
Plan	Requiere el módulo de planta física. Sin él, el botón Plan no aparece.

Pasos

1. Abre el espacio en el árbol

Ve a Sedes y ubicaciones, entra a la sede con Gestionar y busca el nodo en el árbol.

Pulsa Plan. Está en los tres niveles, y no es un descuido: el trabajo real ocurre en los tres.

Nivel	Ejemplo de actividad
Servicio	Fumigación de todo Cirugía
Área	Pintura de un quirófano
Ubicación	Resane de un punto concreto

2. Declara la actividad, no la fecha

El diálogo abre en Plan de actividades. No se crean fechas a mano: se declara qué y cada cuánto, y el cronograma las genera.

Campo	Qué poner
Actividad	Con las palabras de tu organización: «pintura epóxica de muros», «fumigación y control de plagas».
Periodicidad	Cada cuántos meses se repite.
Fecha base	La última vez que se hizo.

El error más común de esta guía

La fecha base es la última ejecución, no la próxima.

Con base en marzo y periodicidad anual, la primera fecha programada será marzo del año siguiente. Si ahí pones la próxima fecha, todo el plan queda corrido un periodo — y no se nota hasta que alguien compara el cronograma con lo que de verdad se hizo.

Un espacio puede tener varias actividades a la vez, cada una con su periodicidad: pintar cada 12 meses y revisar sellos de junta cada 6 no son el mismo trabajo ni se programan juntos.

Por qué no hay un catálogo de actividades

Qué se le hace a un espacio y cada cuánto depende de la instalación y de la norma vigente. Un catálogo sembrado por el software sería una lista que alguien daría por buena sin contrastarla. Las nombra la organización.

3. Las fechas aparecen solas en el cronograma

Los eventos locativos salen en Mantenimiento, junto a los preventivos y las calibraciones, con la actividad concatenada al tipo.

En la columna Equipo no hay nada que poner: el objetivo es el espacio. Ponerlo bajo esa cabecera sería un rótulo falso.

4. Ejecuta y deja la evidencia

Al ejecutar, el evento pasa de programado a ejecutado y el cronograma calcula la siguiente fecha.

Si el trabajo debe quedar en un documento formal, genera una orden de servicio. En una orden locativa:

• el objetivo es el espacio, no un equipo;
• el acta cuelga de la ubicación y la nombra a ella;
• una calibración se rechaza — un área no es un instrumento que se compare contra un patrón.

Las fotos de antes y después y el informe del proveedor quedan como documentos de la ubicación.

Retirar una actividad

Si ya tiene ejecuciones registradas, al quitarla se inactiva en vez de borrarse. Borrarla se llevaría por delante la evidencia del trabajo que sí se hizo, y esa evidencia es lo que se enseña en una visita.

Lo mismo al inactivar un espacio: su cronograma se detiene, pero su historial se conserva.

Flujo end-to-end

1. Declaras la actividad con su periodicidad y su fecha base.
2. El cronograma materializa las fechas y las suma al tablero de Mantenimiento.
3. Un locativo vencido entra en las alertas de categoría técnica: se resuelve interviniendo, no archivando.
4. Y aparece en el Plan de Adecuación como brecha del estándar de infraestructura — la Res. 3100 obliga a mantener las condiciones de forma permanente, así que un locativo vencido no es solo un atraso operativo.
5. Al ejecutar, el evento se cierra, el cronograma avanza y la evidencia queda en la ubicación.
6. Todo queda en la auditoría.

Resultado esperado

• El espacio tiene su plan de actividades declarado.
• El cronograma muestra la próxima fecha de cada una.
• Lo vencido aparece en alertas y como brecha en el plan de adecuación.
• Lo ejecutado deja acta y fotos colgando del espacio, no de un equipo inventado.

Referencia

• Módulo: Planta física.
• Cronograma: Mantenimiento.
• La otra mitad: Verificar condiciones de un espacio.