Tareas comunes

Esto no es un curso: es un recetario para resolver rápido las tareas del día a día. ¿Ya sabes qué quieres hacer y solo necesitas los pasos? Estás en el lugar correcto. ¿Quieres aprender a fondo tu rol? Empieza por Onboarding y sigue tu ruta.

Si no ves un botón

Cada acción depende de tu rol (permiso) y a veces de tu plan. Si un botón que se menciona aquí no te aparece, es por eso — no es un error. Ver Roles y permisos.

Equipos

Registrar un equipo

1. Ve a Inventario en el menú lateral y pulsa Nuevo equipo.
2. Elige la sede y la ubicación (jerarquía servicio → área → ubicación).
3. Completa la identificación (nombre, marca, modelo, serie, placa/código interno, estado).
4. Completa adquisición (compra, proveedor, garantía) y gestión regulatoria (riesgo, registro INVIMA y vencimiento, periodicidad de mantenimiento y de calibración).
5. Pulsa Guardar. La app te lleva a la hoja de vida del equipo.

Guía completa: Registrar un equipo Campos en detalle, cumplimiento (Res. 3100/1732) y qué pasa automáticamente al guardar.

Cargar un documento a un equipo

1. Abre la hoja de vida del equipo (Inventario → clic en el equipo).
2. Entra a la pestaña Documentación.
3. En Tipo de documento, elige el que corresponda (Registro INVIMA, Certificado de calibración, Manual, Ficha técnica…). Si es otra cosa, elige Otro y descríbelo.
4. Pulsa Elegir archivo y selecciona el PDF o imagen (máx. 15 MB).
5. Opcional pero recomendado: llena Emisión y Vence. Si el documento vence, esa fecha alimenta las alertas de vencimiento.
6. Opcional: marca Registrar en el historial de… para que quede además como un evento fechado en la hoja de vida (útil en calibraciones y mantenimientos).
7. Pulsa Subir.

Consejo

Si subes un Certificado de calibración o un Registro INVIMA con fecha de Vence, esa fecha se sincroniza con la ficha del equipo y con las alertas de cumplimiento: no tienes que actualizarla en dos sitios.

Trasladar un equipo a otra sede

1. En la hoja de vida del equipo pulsa Trasladar (o, en la pestaña Historial, el enlace Trasladar a otra sede).
2. Elige la Sede destino.
3. Elige el Servicio y la Ubicación dentro de esa sede.
4. Escribe el Motivo (mínimo 3 caracteres).
5. Pulsa Trasladar. El movimiento queda en el historial del equipo.

¿Solo puedes pedir el traslado?

Con el permiso acotado Solicitar traslado (rol Lector) verás Solicitar traslado en vez de Trasladar: tu petición va a la bandeja Traslados, donde un coordinador o administrador la aprueba —y ahí se ejecuta el movimiento— o la rechaza.

Guía completa: Solicitar y aprobar un traslado El flujo directo y la variante solicitar → aprobar, con los permisos de cada rol.

Cambiar varios equipos a la vez (acciones por lote)

1. En Inventario, marca la casilla de cada equipo (o la del encabezado, Seleccionar todos los de esta página).
2. En la barra que aparece arriba, elige la acción: Trasladar, Programar, Estado, Ubicación / responsable o Etiquetas QR.
3. Completa el diálogo y pulsa Aplicar. Se aplica a todos los seleccionados; si alguno falla te dice cuántos.

Cargar el inventario en bloque (Excel)

Rellena la columna «Dominio del activo»

Una celda vacía no es neutral: significa biomedico. Si cargas cien sistemas técnicos sin rellenarla, los cien quedan como equipos biomédicos y su hoja de vida imprimirá la sección INVIMA en blanco. Los valores son biomedico, planta_tecnica y computo, en minúscula y con guion bajo. Lo más cómodo es un archivo por dominio.

¿Vas a empezar con cientos de equipos? No los cargues uno por uno.

Guía completa: Importar inventario (Excel) Descarga la plantilla, llénala y súbela; la app valida fila por fila antes de crear nada.

Sedes y ubicaciones

Crear una sede

1. Ve a Sedes y ubicaciones y pulsa Nueva sede (reservado al administrador de la organización).
2. Llena el Nombre (y opcionalmente el Código).
3. Opcional: dirección, ciudad y contacto en sitio (a quién buscar y cómo llegar).
4. Pulsa Guardar. La sede aparece en el listado.

Asignar servicios, áreas y ubicaciones a una sede

La estructura interna de una sede es servicio → área → ubicación. Es lo que luego eliges al ubicar un equipo.

1. En Sedes y ubicaciones, en la fila de la sede pulsa Gestionar.
2. En la sección Ubicaciones, pulsa Servicio para crear el primero (p. ej. Hospitalización).
3. Bajo un servicio, pulsa + Área.
4. Bajo un área, pulsa + Ubicación.
5. Cada uno pide solo el Nombre; pulsa Crear. Repite hasta reflejar la sede real.

Guía completa: Sedes y ubicaciones Por qué la sede es la base del alcance de toda la app y cómo se asignan a los usuarios.

Programar el mantenimiento de un espacio (pintura, fumigación…)

Lo locativo no cuelga de un equipo: le pasa a un área. Y no se crean fechas a mano — se declara la actividad y su periodicidad, y el cronograma las genera.

1. En Sedes y ubicaciones, entra a la sede y busca el nodo en el árbol.
2. Pulsa Plan (está en los tres niveles: un servicio entero se fumiga, un área se pinta).
3. En la pestaña Plan de actividades, escribe la actividad con tus palabras y su periodicidad en meses.
4. En Fecha base, pon la última vez que se hizo. No la próxima.
5. Guardar. Las fechas aparecen solas en Mantenimiento.

El error más común

La fecha base es la última ejecución. Con base en marzo y periodicidad anual, la primera programada será marzo del año siguiente. Si pones ahí la próxima fecha, todo el plan queda corrido un periodo.

Registrar que un área no cumple una condición

Distinto de lo anterior, y la diferencia decide una visita: el plan dice qué se le hace al espacio; las condiciones dicen si cumple.

1. Mismo botón Plan, pestaña Condiciones (Res. 3100).
2. Elige una condición del desplegable (los criterios 41 a 44, literales) o escríbela con tus palabras.
3. Estado: Cumple, No cumple o No aplica.
4. En Hallazgo, escribe qué se observó. En un No cumple, eso es lo que después se cierra.
5. Registrar verificación.

Cuándo usar «No aplica»

Un pasillo no tiene unión pared-piso en media caña: la norma limita el criterio 44 a ambientes de asepsia. Regístralo como No aplica, no como No cumple — esa brecha falsa ensucia el plan de adecuación.

Verificar de nuevo no borra lo anterior

Cada verificación es un hecho fechado y se conservan todas. La prueba de que hubo un hallazgo y se corrigió es justo lo que mira un auditor.

Guía completa: Verificar condiciones de un espacio El ciclo entero: de la condición incumplida a la brecha cerrada en el plan de adecuación.

Planta física

Declarar el criterio de una medición (límite)

1. Ve a Planta física › pestaña Límites.
2. Agregar límite: elige el sistema, escribe qué se verifica y la unidad.
3. Rellena mínimo, máximo o los dos, y opcionalmente el nivel de acción.
4. Guardar.

No basta con el máximo

Un parámetro que solo tiene piso —el megado eléctrico es el caso típico: nunca hay un techo— necesita el campo Mínimo relleno. Si se deja vacío no hay criterio contra el que juzgar, y la medición sale como Sin criterio: sin alerta y fuera de la lista que alguien mira para actuar. Sin criterio no quiere decir que esté bien.

Registrar una medición

1. Abre la ficha del sistema técnico desde Inventario.
2. En Verificaciones, registra valor, unidad y fecha.
3. El estado sale solo: Conforme, En alerta, No conforme o Sin criterio.
4. Lo que no cumple aparece en Planta física › Fuera de criterio.

El criterio queda congelado

La fila guarda el límite que estaba vigente cuando mediste, no el de hoy. Si alguien cambia el rango después, tu medición sigue explicando por qué se declaró como se declaró.

Referencia: Planta física Sistemas técnicos, límites, locativo y condiciones de habilitación.

El día a día: fallas y órdenes

Reportar una falla

Una falla se reporta desde el equipo, no desde el tablero de fallas.

1. Abre la hoja de vida del equipo que falló.
2. Pulsa Reportar falla.
3. Escribe la Descripción (mínimo 10 caracteres: qué pasó, cómo se manifiesta).
4. Elige la Criticidad (Baja, Media, Alta o Crítica).
5. Si el equipo no puede usarse, marca Marcar el equipo como fuera de servicio.
6. Pulsa Reportar.

Nota

La falla aparece en Fallas y correctivos, donde el coordinador la asigna y se cierra con una orden de servicio (el correctivo).

Guía completa: Reportar y cerrar una falla Del reporte al correctivo cerrado y firmado, con el equipo de vuelta en servicio.

Crear una orden de servicio

1. Ve a Órdenes de servicio y pulsa Nueva orden.
2. (Plan Proveedor) Elige el Cliente; luego la Sede.
3. Elige el Equipo (primero la sede, luego se cargan sus equipos).
4. Elige la Categoría (Preventivo, instalación, inspección…; puedes crear una nueva escribiéndola).
5. Pon la Fecha programada (y, si quieres, Hora y Duración).
6. Elige el Responsable: Técnico, Proveedor (solo informe) o Sin asignar aún.
7. Pulsa Crear orden.

Guía completa: Crear, ejecutar y firmar una orden El ciclo completo: de programada a ejecutada, con evidencias, repuestos y firma.

Ejecutar y firmar una orden

1. Abre la orden desde Órdenes de servicio (menú de la fila → Ver detalle o Firmar).
2. En Documentar la orden, llena Fecha de ejecución, Responsable, Actividades realizadas y el Resultado (Exitoso / Con observaciones / Rechazado). En una calibración se piden además Dictamen, N.º de certificado, Vencimiento y el Certificado (PDF o imagen).
3. Opcional: agrega Registro fotográfico (botón Agregar foto) y los repuestos / mano de obra.
4. Pulsa Documentar y ejecutar la orden.
5. Firma en pantalla: en el bloque del técnico escribe Nombre completo, traza la Firma en el recuadro y pulsa Firmar como técnico.
6. Para cerrarla, el cliente firma en su bloque (Recibe a satisfacción) y pulsa Firmar y cerrar orden. La orden queda sellada (ya no se edita).

Consejo

¿Te equivocaste en el trazo? Pulsa Rehacer firma antes de confirmar. La firma vale como firma electrónica (Ley 527).

Firmar una orden a distancia (el cliente no está)

1. En la orden ya ejecutada y firmada por el técnico, busca la tarjeta ¿El cliente no está para firmar?
2. Opcional: escribe el Correo del cliente y pulsa Enviar enlace de firma; o pulsa Copiar el enlace generado y compártelo tú.
3. El cliente abre el enlace (sin necesidad de cuenta), escribe su Nombre completo, traza su Firma y pulsa Firmar y cerrar orden.

Programar un mantenimiento preventivo

Los preventivos salen del cronograma que se genera con la periodicidad de cada equipo.

Guía completa: Programar y ejecutar un mantenimiento Del cronograma a la orden ejecutada, sin perder de vista lo que vence.

Capacitaciones

Registrar y firmar una capacitación (con acta)

1. Ve a Capacitaciones y pulsa Nueva capacitación.
2. Llena Datos de la capacitación: Tema, Fecha, Modalidad, Lugar / aula e Instructor (opcional: objetivos, equipos).
3. En Asistentes, pulsa Agregar asistente por cada persona (Nombre, documento, cargo, área) y marca Asistió; puedes Capturar firma de cada uno.
4. Pulsa Crear capacitación.
5. Para cerrar el acta, en Firmar y cerrar el acta escribe el Documento del instructor, traza la Firma del instructor y pulsa Firmar y cerrar acta. Se asigna número de acta y queda inmutable.
6. Descárgala con Descargar acta (PDF).

Consejo

¿Muchos asistentes? Comparte el Enlace de asistencia (sección Autoinscripción por QR): cada persona se inscribe y firma sola desde su teléfono (Ley 1581).

Tecnovigilancia (INVIMA)

Reportar un evento o incidente adverso

1. Ve a Tecnovigilancia y pulsa Reportar evento (requiere el permiso de tecnovigilancia).
2. Elige el Equipo involucrado y responde ¿El daño ocurrió? (Sí = evento adverso / No, estuvo a punto = incidente).
3. Indica el Desenlace y la Gravedad: Serio (reporte en 72 h) o No serio (consolidado trimestral).
4. Pon la Fecha y hora de ocurrencia — el plazo de 72 h corre desde ahí.
5. Del paciente registra solo edad y sexo (nunca nombres ni documentos, Ley 1581).
6. Describe lo ocurrido (mínimo 20 caracteres) y la Gestión inmediata; pulsa Registrar reporte.

Nota

Después, desde el menú de la fila: Formato para el INVIMA (PDF para radicar), Registrar radicado (guardas el número que te da el INVIMA) y Cerrar con acciones (correctivas / preventivas).

Habilitación y reportes

Crear un Plan de Adecuación (Res. 1732)

1. Ve a Adecuación y pulsa Nuevo plan: nombre, alcance (organización o una sede) y vigencia (≤ 4 años).
2. Abre el plan y en Auto-diagnóstico de brechas pulsa Ejecutar: el sistema propone brechas leyendo tu inventario, mantenimiento, calibración, capacitaciones y agua.
3. Marca las que quieras y pulsa Agregar al plan (o crea una a mano con Agregar brecha).
4. En cada meta, asigna un Responsable y, cuando haya avance, pulsa Documentar avance (%, estado y nota → quedan en la bitácora).
5. Sigue el tablero (global / por estándar / por año) y exporta el PDF para la secretaría de salud.

Consejo

El responsable de una meta puede documentar su avance con el permiso acotado Documentar metas propias (adecuacion:document), sin poder editar el plan ni tocar metas ajenas.

Guía completa: Plan de adecuación de principio a fin Crear el plan, auto-diagnóstico, metas y responsables, documentar el avance y exportar el PDF.

Generar un informe desde el Centro de reportes

1. Ve a Reportes en el menú lateral.
2. Elige el informe que necesitas (hoja de vida, inventario por sede, cronograma, vencimientos documentales, consolidado de agua…).
3. Genera el PDF o la exportación. Cada informe indica el criterio normativo que evidencia, según el marco (Res. 3100 o Res. 1732) de tu organización.

Nota

El catálogo es personal: solo ves los informes que tu rol y tu plan permiten. Ideal para armar el paquete de una visita de habilitación en un solo lugar. Ver Centro de reportes.

Administración y seguridad

Activar la verificación en dos pasos (MFA)

1. Ve a Organización → Seguridad e integraciones.
2. En Verificación en dos pasos (MFA), pulsa Configurar MFA.
3. Escanea el QR con tu app (Google Authenticator, Authy…) o usa la clave manual.
4. Escribe el código de confirmación de 6 dígitos y pulsa Activar MFA.

Nota

El administrador puede Exigir MFA a toda la organización desde esa misma pestaña; entonces cada usuario deberá configurarlo al entrar.

Configurar quién recibe notificaciones (reglas)

1. Ve a Notificaciones y asegúrate de que Enviar notificaciones externas esté encendido.
2. Pulsa + Nueva regla.
3. Dale un Nombre, elige ¿A quién? (correos específicos, administradores del tenant o contactos del cliente) y el Alcance (todas las sedes / una sede / un cliente).
4. Opcional: Avisar con anticipación (p. ej. 10, 5, 3 días).
5. En ¿Qué alertas y por qué canal?, marca las casillas de la matriz (clic en el nombre del canal marca la columna entera).
6. Pulsa Crear regla.

Consultar la auditoría

1. Ve a Auditoría.
2. Filtra por Entidad, Evento, Iniciador y el rango Desde / Hasta.
3. Haz clic en una fila para ver el detalle, incluida la integridad del eslabón (hash y hash anterior).
4. Pulsa Exportar para descargar el CSV con los filtros aplicados.

Registrar un proveedor (catálogo)

1. Ve a Proveedores y pulsa Nuevo proveedor.
2. Llena Nombre, opcional NIT, y el Tipo (Mantenimiento, Calibración, Suministro o Mixto).
3. Añade teléfono/correo de contacto si los tienes y pulsa Crear proveedor.

Moverte por la app

Cambiar la sede (o el cliente) que estás viendo

Arriba, en el encabezado, usa el selector de sede para acotar el dashboard y los módulos a una sede. Todas las sedes muestra todo; elegir una lo filtra. En el Plan Proveedor hay además un selector de cliente (cliente → sede, en cascada).

Ver tus avisos (la campana)

La campana del encabezado muestra un número con los avisos sin leer (órdenes asignadas o reprogramadas, fallas reportadas…). Ábrela para ver la lista, haz clic en un aviso para ir a lo que menciona, o pulsa Marcar todo como leído.

Plan Proveedor

Estas tareas solo aparecen si tu organización tiene el Plan Proveedor (empresas que prestan servicio biomédico a clientes).

Crear un cliente y sus contactos

1. Ve a Clientes y pulsa Nuevo cliente.
2. Llena Nombre (obligatorio) y lo que tengas: razón social, NIT, contacto, teléfono, correo, Ciudad, dirección.
3. Pulsa Crear cliente.
4. Para sus contactos: en la lista, menú de la fila → Contactos; en Nuevo contacto llena Nombre, cargo, correo, teléfono y pulsa Agregar.

Registrar un contrato y su SLA

1. Ve a Contratos y pulsa Nuevo contrato.
2. Elige el Cliente, ponle Nombre del contrato, Inicio y (opcional) Fin y Tipo.
3. Marca la Cobertura (preventivo, correctivo, calibración, agua) y el Alcance por sedes (si no marcas ninguna, cubre todas).
4. Define el SLA — horas máximas por criticidad (crítica, alta, media, baja) y % de disponibilidad.
5. Completa vigencia y valor (Fecha de firma, Valor total, Renueva automáticamente + preaviso) y los supervisores.
6. Pulsa Crear contrato. Para que empiece a regir, en la lista usa el menú → Activar.

Hacer una cotización para un cliente

En este sistema, la cotización es un documento comercial dentro de Facturación.

1. Ve a Facturación y pulsa Nuevo documento.
2. En Tipo deja Cotización y elige el Cliente.
3. Pulsa Agregar línea por cada ítem (Concepto, cantidad, costo unitario, margen %); ajusta Descuento % e IVA % (19 por defecto).
4. Pulsa Crear documento.
5. Para enviarla: en la lista, menú de la fila → Enviar al cliente…, escribe el Correo del cliente y pulsa Enviar (adjunta el PDF).

Nota

Cuando el cliente la acepta, márcala aceptada y luego Convertir a cuenta de cobro para generar el comprobante de cobro. (No son factura electrónica DIAN.)

Cobrar el trabajo ya hecho (cuenta de cobro)

1. En Facturación, pulsa Importar trabajo para no re-teclear.
2. Elige el Cliente, marca las órdenes cerradas a cobrar y pulsa Pre-cargar cuenta de cobro: se abre el documento con las líneas ya cargadas.
3. Revisa Descuento e IVA, y pulsa Crear documento.

Registrar los costos de un equipo (TCO)

1. Ve a Costos de equipos y abre la hoja del equipo (búscalo por nombre o serie).
2. En Asientos de costo, pulsa Asiento.
3. Llena Fecha, Tipo (adquisición, mano de obra, repuesto, servicio externo, calibración…), Concepto, Cantidad y Valor.
4. Pulsa Registrar.

Añadir un repuesto

1. Ve a Repuestos y pulsa Nuevo repuesto.
2. Llena SKU, Nombre, unidad, categoría y Stock mínimo (opcional: stock inicial y equipos compatibles).
3. Pulsa Crear repuesto.

Consejo

¿Tienes muchos? En Repuestos usa Carga masiva: descarga la plantilla .xlsx, llénala y súbela. Un SKU que ya existe se actualiza en vez de duplicarse.

Personas y accesos

Invitar a un usuario

1. Ve a Usuarios y pulsa Nuevo usuario (requiere el permiso de gestionar usuarios; lo tiene el administrador y el coordinador).
2. Escribe el correo de la persona.
3. Asígnale un rol y las sedes en las que podrá operar (y, en Plan Proveedor, el cliente si aplica).
4. Envía la invitación. La persona recibe un correo, crea su contraseña y entra.

Guía completa: Invitar y gestionar un usuario Enviar la invitación, asignar rol y sedes, y (si aplica) ligarlo a un cliente.

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¿No está aquí lo que buscas?

Este recetario cubre lo más frecuente. Para el paso a paso de cada pantalla ve a Módulos; para aprender tu rol de principio a fin, a tu ruta de la Academia.