Registrar un equipo

Objetivo

Dar de alta un equipo biomédico en el inventario y, con ello, crear su hoja de vida digital (§12.3, Res. 3100/2019), lista para registrar mantenimientos, calibraciones, fallas y documentos. El alta es un asistente de 7 pasos; esta guía los recorre uno por uno, con capturas reales de cada pantalla.

Prerrequisitos

Requisito	Detalle
Permiso	Crear equipos (lo tienen Coordinador y Técnico; también el Administrador de la organización).
Sede activa	El equipo se crea en la sede activa del selector del encabezado. Elígela antes de empezar (ver Paso 2).
Plan	No requiere ningún plan especial: el inventario está en todos los planes.

¿No ves el botón «Nuevo equipo»?

Revisa las tres capas de acceso: tu rol no tiene Crear equipos, o la sede no está en tu alcance.

Paso a paso

1. Abre el inventario y pulsa «Nuevo equipo»

Ve a Inventario en el menú lateral (o usa el atajo Ingreso de equipo del dashboard). Arriba a la derecha, pulsa Nuevo equipo.

2. Elige la sede activa (encabezado)

El equipo se crea en la sede activa, que se elige en el selector de sede del encabezado (arriba, junto a la campana). Cámbiala ahí antes de llenar el formulario: dentro del alta, el campo Sede solo refleja esa selección y no se edita.

Consejo

Si el selector dice «Todas las sedes», el asistente no te dejará avanzar del Paso 1: elige una sede concreta primero.

3. Paso 1 · Identificación

Se abre el asistente en el Paso 1 · Identificación. Es el único paso con campos obligatorios (marcados con *). Así se ve recién abierto:

Completa al menos los obligatorios:

• Nombre del equipo * — p. ej. Monitor de signos vitales.
• Marca * y Modelo * — comboboxes: escribe y elige de la lista, o escribe uno nuevo y pulsa Enter para crearlo.
• Número de serie * — el de fábrica.
• Servicio * y Ubicación específica * — la jerarquía servicio → área → ubicación dentro de la sede; puedes escribir uno nuevo y se crea en la sede activa.
• Estado inicial * — Operativo o Fuera de servicio.

Los demás campos son opcionales y enriquecen la ficha: código interno, activo fijo, tipo de equipo, clasificación biomédica, fijo/móvil, forma de adquisición, fabricante, proveedor, fechas (ingreso, instalación, fabricación), país de origen y garantía.

Con los obligatorios llenos, el Paso 1 queda así:

Pulsa Siguiente.

4. Paso 2 · Características técnicas

Datos de placa del equipo: voltaje, potencia, corriente, frecuencia, clase de riesgo eléctrico, condiciones especiales y notas técnicas. Todo es opcional — complétalo si lo tienes a mano y pulsa Siguiente.

5. Paso 3 · Regulatorio (INVIMA)

El respaldo de cumplimiento sanitario. Indica si aplica INVIMA y registra el registro sanitario y su vencimiento, el registro de importación, el importador y su NIT.

Consejo

El vencimiento del registro INVIMA alimenta las alertas de Documentos: si está próximo a vencer, el equipo aparece en cumplimiento documental.

6. Paso 4 · Mantenimiento y calibración

Aquí defines las periodicidades que generan los cronogramas:

• Mantenimiento preventivo — si requiere y cada cuánto; responsable.
• Calibración — si requiere, última calibración, N.º de certificado y vencimiento.
• Protocolo / checklist y si exige soporte al cierre.

Nota

Con estas periodicidades, al guardar se generan los cronogramas: las próximas actividades aparecerán en Mantenimiento y en el tablero de alertas del dashboard.

7. Paso 5 · Costos (opcional)

Datos económicos para el TCO: precio de compra, vida útil, valor de reemplazo y demás. Es opcional y puedes completarlo después desde la hoja de vida.

8. Paso 6 · Resumen y registrar

El Resumen muestra todo lo que capturaste, con cada paso marcado en verde. Si dejaste datos recomendados sin diligenciar, un aviso te los lista: no bloquean el registro (la Res. 3100 no exige un formato rígido), pero enriquecen la hoja de vida.

Revisa y pulsa Registrar equipo.

9. Resultado: la hoja de vida

Al registrar, la app te lleva a la hoja de vida del equipo recién creado. Desde aquí registras mantenimientos, calibraciones, fallas, documentos y accesorios. El Paso 7 · Complementos del asistente (accesorios y documentos) también queda disponible aquí.

Qué ocurre al guardar (flujo end-to-end)

1. Se crea el equipo y su hoja de vida digital (ficha técnica, historial, documentación y accesorios).
2. Con la periodicidad de mantenimiento y calibración se generan los cronogramas: las próximas actividades aparecen en Mantenimiento y en el tablero de alertas del dashboard.
3. Si el registro INVIMA está próximo a vencer, el equipo suma a Documentos vencidos / alertas de cumplimiento.
4. El alta queda registrada en la auditoría (quién, cuándo, sobre qué) de forma inalterable.

Resultado esperado

• El equipo existe en el inventario con su hoja de vida completa.
• Sus cronogramas de mantenimiento y calibración quedan activos.
• Está listo para recibir órdenes, fallas, documentos y calibraciones.

Referencia

• Módulo: Inventario y hoja de vida.
• ¿Muchos equipos a la vez? Importar inventario (Excel).