Crear, ejecutar y firmar una orden de servicio

Objetivo

Generar una orden de servicio (preventivo, correctivo, calibración…), documentarla y ejecutarla, y cerrarla con firma electrónica con validez legal (Ley 527) — presencial o a distancia por enlace — obteniendo un PDF definitivo inalterable y con integridad verificable.

Prerrequisitos

Requisito	Detalle
Gestionar órdenes	Crear, asignar y reprogramar órdenes requiere Gestionar órdenes (Coordinador / Administrador).
Ejecutar y firmar	El Técnico ve y trabaja solo las órdenes asignadas a él: las documenta, ejecuta y firma.
Alcance por sede	La sede del equipo debe estar en tu alcance.
Plan	No requiere plan especial. Asignar un proveedor externo usa el catálogo de proveedores.

Antes de firmar

Configura el logo y la serie documental en Organización: encabezan el PDF de la orden (FOR-GOP-001).

Paso a paso

1. Crea la orden

Tienes dos caminos:

• Directo: ve a Órdenes de servicio y pulsa Nueva orden.
• Derivado: desde Mantenimiento (Programar orden) o desde una falla en gestión (correctivo). La orden nace en estado programada.

2. Completa los datos de la nueva orden

En el formulario Nueva orden de servicio:

• (Plan Proveedor) Cliente, luego Sede.
• Equipo (elige la sede primero; se cargan sus equipos).
• Categoría (Preventivo, instalación, inspección…; puedes escribir una nueva y crearla).
• Fecha programada (y, si quieres, Hora y Duración).
• Responsable: Técnico (interno/externo), Proveedor (solo informe) o Sin asignar aún. Una calibración se asigna a un proveedor externo.

Pulsa Crear orden. Queda programada y aparece en el tablero y en la Agenda.

3. Documenta y ejecuta la orden

Abre la orden (menú de la fila → Ver detalle o Firmar). En la tarjeta Documentar la orden llena:

• Fecha de ejecución y Responsable.
• Actividades realizadas y el Resultado (Exitoso / Con observaciones / Rechazado).
• En una calibración: Dictamen, N.º de certificado, Vencimiento y el Certificado (PDF o imagen).
• Opcional: Registro fotográfico (botón Agregar foto) y los repuestos / mano de obra consumidos.

Pulsa Documentar y ejecutar la orden. La orden pasa de programada a ejecutada y queda pendiente de firma.

4. Firma y cierra

Aparecen los bloques de firma. En el del técnico, escribe Nombre completo (y cargo/documento), traza la Firma en el recuadro y pulsa Firmar como técnico. Para cerrarla, el cliente firma en su bloque (Recibe a satisfacción) y pulsa Firmar y cerrar orden; confirma en el diálogo. La orden queda cerrada y sellada.

¿El cliente no está para firmar?

En la orden ya firmada por el técnico, usa ¿El cliente no está para firmar?: escribe su Correo y pulsa Enviar enlace de firma (o Copiar el enlace). El cliente lo abre desde su celular —sin necesidad de cuenta—, firma y la orden se cierra igual que la firma presencial (Ley 527).

Cierre no conforme

Si el equipo queda no conforme, el cierre genera una propuesta de acción (correctivo, preventivo o baja) que debe confirmar quien gestiona las órdenes antes de ejecutarse. El técnico la dicta, pero no la ejecuta.

Qué ocurre al firmar (flujo end-to-end)

1. La orden pasa a cerrada con firma electrónica con validez legal (Ley 527).
2. El documento queda inalterable y su integridad es verificable en la auditoría.
3. Se produce el PDF definitivo (con el logo y la serie documental de la organización), descargable como documento oficial.
4. El servicio queda en el historial de la hoja de vida del equipo.
5. Si la orden venía de una falla, esta queda vinculada a la orden cerrada.

Resultado esperado

• La orden figura como cerrada con su firma electrónica.
• El PDF firmado está disponible para descarga; su integridad puede verificarse contra la auditoría.

Referencia

• Módulo: Órdenes de servicio.
• Origen preventivo: Programar y ejecutar un mantenimiento. Origen correctivo: Reportar y cerrar una falla.